En nuestra práctica, hay ocasiones en que alguna categoría de las que revisamos -como pueden ser Insumos de Limpieza o Papelería -, no puede ser revisada correctamente sin recurrir al registro de los gastos de caja chica.
Un problema adicional es que encontramos que muchas veces se compran productos no permitidos, desde plumas fuente hasta clips de colores, que por lo regular son artículos innecesarios.
Vemos también que los requisitos de documentación de estos gastos son inadecuados. Es decir, la mayor parte de las veces no se cuenta con una factura formal con las características fiscales que corresponden, ni tampoco tienen las aprobaciones requeridas para realizar otras adquisiciones.
En algunas empresas hemos detectado también que se realizan compras de artículos “no permitidos” por los procesos regulados, entre los que hemos encontrado la compra de un detergente común cuando por el tipo de actividades, la empresa requiere de detergentes específicos.
Tanto en empresas grandes como pequeñas, es difícil tener una lupa adecuada para supervisar esos “gastos menores”. Pero cuando estos gastos se suman, pueden representar un gasto importante de los gastos no deducibles fiscalmente.