¿Sabe dónde están los contratos de los proveedores de su empresa?
Es muy habitual que nuestros clientes de servicios jurídicos y profesionales no puedan presentar un contrato válido con uno o varios proveedores de servicios de back office o informáticos.
De hecho, es bastante raro que nos encontremos con un cliente que tenga a mano un conjunto completo de contratos, por no hablar de una comprensión clara de la duración, las cláusulas de rescisión u otros aspectos comerciales del contrato.
Esto puede ponerle a usted y a su empresa en clara desventaja a la hora de negociar con los proveedores, o simplemente de saber cómo responder a una notificación de un proveedor.
¿Por qué es un problema y qué se puede hacer al respecto?
Sin un repositorio conocido de sus contratos y un sistema de seguimiento de estos, no sabe qué se ha acordado, cuándo se acordó ni por qué se acordó. Esto puede acarrear problemas a su empresa más adelante.
Según nuestra experiencia, los contratos suelen ser “propiedad” de los responsables presupuestarios. ¿Qué ocurre cuando estos contratos afectan a otros titulares de presupuestos? ¿Qué ocurre cuando los titulares del presupuesto se marchan sin aclarar las obligaciones contractuales de la empresa? ¿Tienen los titulares de los presupuestos algún incentivo para revisar sus posiciones contractuales con regularidad?
Los contratos pueden estar guardados en cajones, archivadores, buzones de correo electrónico o en el servidor. Peor aún, los contratos pueden estar en las bandejas de entrada del personal administrativo subalterno, donde hay una mayor rotación de personal y menos comprensión de las implicaciones de una mala gestión de los contratos.
Esto puede dejarte perdido.
Quizá no sorprenda que el 46% de las empresas(*) afirmen que su organización no renovó al menos un contrato automático el año pasado. Y que el 26% no haya renovado al menos cuatro.
No saber cuándo o cómo actuar ante el vencimiento de un contrato puede provocar una renovación automática. Esto bloqueará a su empresa en un nuevo período de contrato, a veces tan benigno como 90 días, otras veces por un año más o -en algunos contratos que hemos encontrado recientemente- ¡un nuevo plazo equivalente al PLAZO ORIGINAL DE 5 AÑOS!
Y lo que es peor, estas cláusulas de renovación automática se redactan a menudo para dar a los proveedores la oportunidad de aumentar los precios y, lo que es más molesto, cambiar las condiciones que usted acordó por otras nuevas sin necesidad de su consentimiento.
La renovación automática es un problema omnipresente; puede acabar pagando más por un servicio que ya no necesita durante un plazo considerable y puede resultarle más difícil rescindir un contrato en el futuro.
Este tipo de cláusulas se encuentran en pólizas de seguros, contratos de software, contratos de servicios informáticos, contratos de telecomunicaciones, contratos de gestión de archivos y contratos de producción de documentos: ¡imagínese que le obliguen a pagar alquileres secundarios por fotocopiadoras viejas cuando ya ha pagado todas las sumas debidas en virtud de un contrato de arrendamiento, y que a ello se añada una prórroga del contrato de servicios!
Una buena gestión de contratos nivela el terreno de juego y da la oportunidad de negociar condiciones más favorables. Nuestro equipo trabaja con usted y con todos los responsables de su presupuesto para integrar los principios del seguimiento de contratos, de modo que no sea usted el que se arruine por no cumplir un hito.
En algunos casos, incluso somos capaces de identificar incumplimientos de contrato que pueden subsanarse con rebajas sustanciales, o liberando a los clientes de los acuerdos contractuales sin responsabilidades de salida.
Así que, una vez en posesión de todos los datos, estas situaciones pueden ser recuperables, pero ¿se ha planteado alguna vez en qué casos la falta de un registro completo del contrato puede perjudicar realmente a su cuenta de resultados, o incluso su propio bolsillo?
Y lo que es peor, estas cláusulas de renovación automática se redactan a menudo para dar a los proveedores la oportunidad de aumentar los precios y, lo que es más molesto, cambiar las condiciones que usted acordó por otras nuevas sin necesidad de su consentimiento.
La renovación automática es un problema omnipresente; puede acabar pagando más por un servicio que ya no necesita durante un plazo considerable y puede resultarle más difícil rescindir un contrato en el futuro.
Este tipo de cláusulas se encuentran en pólizas de seguros, contratos de software, contratos de servicios informáticos, contratos de telecomunicaciones, contratos de gestión de archivos y contratos de producción de documentos: imagínese que le obligan a pagar alquileres secundarios por fotocopiadoras antiguas por las que ya ha abonado todas las cantidades debidas en virtud de un contrato de arrendamiento, ¡y a ello se suma la prórroga del contrato de servicios!
Una buena gestión de los contratos nivela el terreno de juego y le da la oportunidad de negociar condiciones más favorables. Nuestro equipo trabaja con usted y con todos los responsables de su presupuesto para integrar los principios del seguimiento de contratos, de modo que no sea usted quien se arruine por no cumplir un hito.
En algunos casos, incluso somos capaces de identificar incumplimientos de contrato que pueden subsanarse con rebajas sustanciales, o liberando a los clientes de los acuerdos contractuales sin responsabilidades de salida.
Así pues, una vez en plena posesión de los hechos, estas situaciones pueden ser recuperables, pero ¿se ha planteado alguna vez en qué casos la falta de un registro completo del contrato puede perjudicar realmente su cuenta de resultados o, como socio, incluso a su bolsillo personalmente?
Según el Journal of Contract Management, el 71% de las empresas no pudieron localizar al menos el 10% de sus contratos. Si se ha perdido un contrato, es posible que desconozca por completo las implicaciones de las disposiciones que contiene.
Esto es algo que hemos comentado con expertos en fusiones y adquisiciones de servicios jurídicos y profesionales: si no puede presentar un contrato durante la venta de su empresa, esto podría ralentizar la operación o echarla por tierra. En un ejemplo atroz, una pequeña empresa con la que nos encontramos fue incapaz de encontrar un contrato que, cuando fue elaborado por el proveedor, contenía un pasivo contingente que había crecido hasta 250.000 dólares a lo largo de una década, arruinando por completo la venta de la empresa y los planes de jubilación de los socios.
En el otro extremo de la escala, señalamos un pasivo similar de 870.000 dólares a un bufete de abogados del Top-30, que gracias a nuestras relaciones con los proveedores pudimos negociar.
Por tanto, un registro de contratos vivo y activo es imprescindible para proteger los costos y responsabilidades de su bufete.
Nuestro equipo de expertos le ayuda a usted y a su equipo a adelantarse a los acontecimientos. Para planificar y ejecutar las licitaciones en el momento oportuno, lo que permite un deslizamiento suave hacia nuevos acuerdos contractuales y, sobre todo, para asegurarse de que no se está “guiando por el vendedor” hacia nuevos acuerdos que no se ajustan totalmente a sus necesidades.
*Según una encuesta de Contractworks