En los casi 15 años de encontrar ahorros para clientes de distintas industrias y tamaños, me sorprenden los riesgos en los cuales incurren algunas personas al involucrarse en programas de reducción de gastos.
Siento un fuerte impulso de advertirles sobre estos peligros, antes de que tomen acciones que los lleven a ahorrar de las que no hay “vuelta para atrás”.
Aquí están los 10 riesgos de los proyectos de reducción de gastos:
- Tener más flujo de efectivo
Tal vez el mayor de los riesgos es el comenzar a tener un flujo de efectivo adicional, no por una única ocasión sino de manera constante y tal vez hasta permanente. En la experiencia de ERA, cuando los proyectos de reducción se hacen de una forma adecuada, se les da seguimiento, se establecen como una forma nueva de hacer las cosas en la empresa, el ahorro permanece en promedio 5 años; es decir, más de 3 años después de que nosotros dejamos de trabajar en las empresas. Lo mismo puede suceder con iniciativas propias al interior de una empresa.
- No requerir ajustes de personal
Muchas empresas creen que reducir gastos requiere el hacer un ajuste o reducción de personal y en la desesperación de recortar el gasto de forma determinante, se van por este camino. En realidad, el reducir personal puede traer costos asociados importantes, y me refiero no sólo a los costos de liquidación que provocan estos programas. La realidad es que muchas veces el servicio a cliente u otras áreas de la empresa se ven afectadas y con ello los ingresos. Por otra parte, si se piensa que, con el tiempo, se tendrá que hacer contrataciones nuevas, los costos de la búsqueda de personal adecuado y de su capacitación, no es asunto menor. Si se estructura un programa de reducción de gastos y costos a tiempo, se deben tener resultados de manera oportuna: no habrá necesidad de despedir personal. Eso sí, al existir flujo adicional suficiente, se puede presentar el riesgo, de intentar hacer contrataciones de personal nuevo.
- Racionalizar el uso de productos o servicios, no eliminarlos
Muchas veces se cree, que para ahorrar se tiene que cortar de tajo el uso de ciertos servicios o restringir productos necesarios para el óptimo funcionamiento de la empresa. Al revisar el gasto de forma detallada, se logra determinar qué requiere la empresa realmente y racionalizar los productos y servicios. Como ejemplo, si se trata de revisar el servicio de telefonía móvil, no se tendrá que quitar indiscriminadamente todos los equipos celulares, sino se deberá definir cuáles planes de voz y datos son convenientes para cada empleado. En nuestra experiencia en ERA, hemos logrado hasta aumentar el número de usuarios al mismo tiempo que reducir el gasto de dicha categoría.
- Hacer Solicitudes de cotización mejores estructuradas
Al entender qué se requiere en cuanto a productos y servicios, se puede hacer una solicitud más precisa y detallada. Tener claridad en cuanto a cantidades, calidades, especificaciones técnicas, fechas y lugares de entrega, son algunos factores importantes de conocer antes de cotizar. Al entender cuáles son las características relevantes que se requiere incluir en la solicitud, se puede obtener mejores beneficios de los proveedores.
- Conocer mejor el mercado
Parte de lograr eficiencias consistirá en encontrar a las empresas que ofrecen los productos y servicios requeridos por la empresa, esto llevará a mejor entendimiento del mercado y de los jugadores que participan en éste. El gran riesgo de esta situación, es dejar de lado el concepto de que hay que siempre hay que tener tres cotizaciones. Más que un número, hay que incluir a los participantes que puedan aportar valor al concurso.
- Mejores negociaciones
Cuando se tiene claridad de las necesidades de la empresa y se conoce el mercado con mayor precisión, se puede tener mejores negociaciones con los proveedores, establecer mejores condiciones y llegar a contratos de suministros más acordes con dichas necesidades. Con ello, de forma natural se estarán logrando mejores acuerdos de servicio (SLA/Service Level Agreements).
- Mejorar controles internos
El seguimiento de las propuestas de ahorro tiene como efecto secundario el mejorar los controles internos. Al vigilar el gasto mes con mes, resulta de forma natura el poder identificar ineficiencias y con ello oportunidades de mejorar el control.
- Partir de un presupuesto más racional
En muchas empresas, el ejercicio de realizar presupuestos cada año se torna en aumentar el presupuesto anterior de acuerdo a algún porcentaje “mágico”. He visto cómo usan el porcentaje de inflación, el aumento del tipo de cambio o del salario mínimo, a veces hasta una mezcla de todos los anteriores. La realidad es que no todos los gastos tienen que aumentar de un año a otro, y cuando un presupuesto se “ajusta” por un porcentaje arbitrario, es muy probable que el presupuesto aumente indiscriminadamente y sin control. A la hora de hacer un programa de reducción de gastos y tener contratos firmados, se puede planear el presupuesto de acuerdo a la realidad.
- Mejores relaciones con proveedores
Cuando los contratos con proveedores son claros y precisos, cuando hay entendimiento en cuanto a qué se puede esperar de la contraparte, cómo solucionar las diferencias, las relaciones tenderán a mejorar.
- Tener un cambio cultural que involucre a toda la empresa
Al hacer un programa de ahorro que involucre diferentes áreas y categorías de gasto, al hacer un seguimiento constante, empieza a infiltrarse el pensamiento de toda la organización. La cultura de ahorro se hace un hábito y con el tiempo se puede reconocer los beneficios por toda la organización.
Cómo pueden ver, los riesgos de ahorrar son grandes. Y sin embargo, muchos deciden recorrer este camino. Si está listo para correr estos riesgos, puede ver algunas ideas en nuestra página web o escríbame a [email protected].