Los gastos generales esconden secretos que muchas veces solamente un ojo experto puede encontrar.
Si subdivide sus gastos por categorías específicas, por ejemplo: limpieza comercial, seguridad o artículos de oficina y hace un análisis profundo de por qué paga lo que paga se dará cuenta que podría estar dejando dinero sobre la mesa.
Normalmente las empresas evalúan las tres mejores opciones de precios, tratando de comparar manzanas con manzanas. En los ejemplos anteriores, el Jefe de Compras, para lograr los mejores ahorros para su empresa, tendría que ser un experto en cada categoría de gastos. Él tendría que saber sobre productos y tiempos de limpieza, algo que implica cálculos ya casi científicos sobre metros cuadrados limpiados en determinado tiempo. ¿Debe encerar los pisos trimestral, semestral o anualmente? Obviamente las empresas de limpieza comercial le dirán que lo haga trimestralmente, gasto que prorratean en cobros mensuales que usted no siente. En casos como éste, usted necesitaría un experto trabajando mano a mano a su lado que entienda el lenguaje que sus proveedores hablan y que, principalmente, esté jugando a favor suyo y velando por sus intereses.
En el caso de seguridad, por ejemplo, ¿qué tan importante es que los agentes que cuidan su propiedad estén armados, vestidos de civil o simplemente se aposten detrás de una cámara? Un experto en seguridad puede determinar cuántos agentes necesita realmente, en qué lugares estratégicos deben estar colocadas las cámaras y si su personal debe estar armado o no, entre otras cosas, como el tiempo de respuesta de la empresa de seguridad en caso de una emergencia. Negociar los contratos con ellos lo puede poner en desventaja por el desconocimiento de un tema que tiene altas regulaciones en cada país. Tal vez un experto en la categoría podría ahorrarle dinero anualmente sin tener que recurrir a un gasto extra, puesto que los mismos ahorros serían usados para solventar sus gastos, algo así como honorarios de éxito.
En el caso de artículos de oficina, una categoría de gastos donde históricamente se esconden los ahorros, es normalmente manejada por la Gerente Administrativa quien busca diligentemente los mejores precios y servicio en el mercado. Un experto, a través de un análisis de procesos podría determinar si su sistema de compras de artículos de oficina es el más eficiente o no. ¿Trabajan con un sistema automatizado o aún levantan el teléfono para llamar a 20 proveedores? ¿Cada uno tiene su propio complicado sistema de pedidos? ¿Necesita todas las impresoras que ahora tiene y sus respectivos cartuchos de tinta? Un experto podría adelgazar sus procesos y conseguirle ahorros renegociando precios sin reducir la calidad del servicio sino manteniéndola o incluso mejorándola.
Por lo tanto, sería prácticamente imposible tener en nuestro personal a una sola persona que pueda ser experto en las posibles 30 o más categorías de gastos de su empresa. Los expertos normalmente se caracterizan por manejar una o dos categorías eficientemente. Al involucrarse en más categorías debilita la capacidad de especialización en su fuerte principal. Ser experto en algo toma años de estudio, de experiencia profesional y ardua investigación de mercados. Normalmente el experto se mantiene al día de lo que pasa en determinada industria leyendo artículos sobre el tema, asistiendo a convenciones y empapándose de las ultimas regulaciones a nivel nacional e internacional, al mismo tiempo que compara los precios del mercado y el gasto que su empresa debe tener en relación con su industria y país. Tener un experto en su equipo, que al mismo tiempo aporte conocimientos a su Jefe de Compras, podría autofinanciarse si de los mismos ahorros salen sus honorarios.
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