En los últimos dos años, la mayoría de las áreas de negocio se han visto afectadas por importantes trastornos, y la impresión no es una excepción.
El aumento de los costos, la falta de existencias disponibles, los patrones de trabajo híbridos, la consolidación del mercado y el aumento de las demandas de los departamentos de TI han significado que lo que históricamente podría haber sido una decisión sencilla sobre el número y la velocidad de los dispositivos ahora necesita una consideración mucho mayor.
El primer paso, siempre, es comprender su situación actual. Una revisión de los acuerdos y condiciones existentes le permitirá planificar el proceso de sustitución de forma eficaz, teniendo en cuenta los plazos de preaviso necesarios y los costos de salida. La industria sigue sintiendo los efectos de los retrasos de producción en China, lo que significa que los plazos de entrega son, en el mejor de los casos, prolongados y, en el peor, desconocidos. Es vital tener una idea clara de la fecha prevista de implantación, así como conocer las cláusulas de prórroga y la flexibilidad del contrato actual.
A la hora de dirigirse al mercado, es poco probable que la sustitución de una flota de máquinas existente sea la solución, por lo que, si bien sugerimos una revisión de los volúmenes y el rendimiento de los últimos 12 meses, es necesaria la aportación adicional de las partes interesadas para ayudar a evaluar cómo podrían cambiar los requisitos en el transcurso de los próximos dos años. Las pautas de trabajo han cambiado hacia un modelo híbrido, con una mayor dependencia de la tecnología en lugar de los documentos en papel, pero en la mayoría de los casos, la oficina sin papel sigue estando muy lejos. Elegir un socio que pueda ofrecer hardware y asistencia de alta calidad ahora, junto con la innovación que ayudará a impulsar un cambio significativo, no es tarea fácil. Asegurarse de que se está pagando el precio correcto y de que se está midiendo el retorno de la inversión en la nueva tecnología es aún más difícil.
Hoy en día, aplicaciones como Follow Me o Secure Print son habituales pero ¿qué pueden ofrecer los proveedores para permitir la impresión con libertad de movimiento entre oficinas, desde casa o desde dispositivos móviles? ¿Cómo puede el proceso de escaneado de documentos pasar de una operación manual de traslado de archivos al PC del usuario a un flujo de trabajo gestionado con OCR para entregar los documentos en el sistema de gestión de documentos o casos correspondiente? ¿Cómo puede gestionarse el correo entrante y saliente de la forma más eficaz mientras el personal trabaja desde casa?
En el mercado existe una amplia gama de productos que ofrecen diversos elementos de la solución, por lo que evaluar cuál puede ser el más adecuado para cada empresa requiere tiempo y un estudio detallado. Incluso con el conjunto de productos adecuado, si no se ofrece una formación y un apoyo completos en el momento de la implantación, es probable que la falta de aceptación y adopción por parte de los usuarios provoque una vuelta a los comportamientos del pasado y la frustración de los usuarios.
También hemos visto el impacto de la inflación en todo el sector, ya que la mayoría de los proveedores han aplicado aumentos de precios de dos dígitos en los últimos 12 meses, lo que puede hacer que la comparación con los costos actuales de un contrato de hasta cinco años de antigüedad resulte desalentadora. Dicho esto, un análisis exhaustivo del mercado puede suponer un ahorro en los costos unitarios que puede ayudar a financiar software adicional y mejoras en la experiencia del usuario.
Nuestros expertos trabajan para encontrar las soluciones con la mejor relación calidad-precio para los clientes, directamente con fabricantes, socios nacionales y proveedores locales. Si está pensando en revisar sus contratos de impresión gestionada o simplemente quiere solucionar un problema a corto plazo, estaremos encantados de ayudarle. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo.