Hace ya varias décadas que se habla de conseguir unas oficinas sin papeles (el santo grial del mundo empresarial) y, si bien las empresas han reducido su consumo de papel en la oficina, gracias al creciente porcentaje de conversión a las herramientas electrónicas (tabletas, smartphones, inalámbricos, banda ancha, ordenadores portátiles…), la oficina sin papeles aún está por conseguir.
Pasar del clásico ambiente de oficina en el que proliferan las bandejas, armarios de archivadores, cuartos de archivos e impresoras en todas las plantas del edificio a un entorno de trabajo digital puede resultar una experiencia retadora en la que todos los integrantes de la empresa necesitan sumarse a la causa y comprometerse con el nuevo proceso. A las generaciones de empleados de mayor edad les puede resultar más difícil deshacerse de su equipaje de copias en papel para pasarse a la cumplimentación, lectura y archivado de documentos en la pantalla, mientras que el personal más joven, instruido en las nuevas tecnologías, lo acepta como algo natural y es algo que en el caso de millenials y sobre todo centennials, forma parte de su ADN.
La cuestión no es deshacerse de ningún papel (hay personas que prefieren conservar una copia impresa y… ¿quién va a negar tal petición de un cliente? Hay otros servicios para los que todavía hay que utilizar el papel, especialmente si los empleados diseñan, revisan textos o los editan.
En una época de reducción de presupuestos y disminución de los establecimientos comerciales merece la pena estudiar la posibilidad de transformar nuestra zona de trabajo en un lugar sin papeles y aprovechar las múltiples ventajas que ofrece tal transformación: económicas, medioambientales, de eficiencia y de seguridad, por no mencionar el placer de contemplar espacios de trabajo ordenados, sin bandejas de documentos y rebosantes papeleras.
Disfrutemos las recompensas:
Económicas
– Ahorro en el costo del papel (¡obviamente!), aunque también en todos los costos de papelería resultantes: carpetas, muebles (por ejemplo, armarios archivadores), bolígrafos y lápices, grapas, sobres…
– Ahorro de espacio de oficina y almacén gracias al almacenamiento electrónico… ¡en un momento en que los precios de la superficie de oficinas pueden resultar astronómicos!
– Ahorro de tiempo: Los estudios también demuestran que el personal administrativo puede destinar hasta el 30% de su tiempo a ordenar y archivar.
Medioambientales
– ¡Cuidemos nuestros bosques! Aunque en la actualidad el 80% del papel que utilizamos es reciclado, si reducimos nuestro consumo beneficiaríamos enormemente al medio ambiente.
– Todo el papel y la tinta que utilizamos se puede reciclar; podemos tratar de colaborar con otras empresas de la zona para ahorrar en costos de eliminación de residuos.
Eficiencia
– Los documentos electrónicos suelen ser más fáciles de buscar y compartir.
– El tiempo de manipulación se reduce drásticamente: Los empleados no tienen que imprimir, ensobrar, poner sellos y enviar diariamente por correo decenas de documentos, se trate de cartas, recibos o facturas (que se envían y archivan directamente desde el ordenador), acortando y aumentando la fiabilidad de los plazos de envío.
– Modelos de documentos personalizados: La adopción de documentos digitales facilita la normalización de documentos y hábitos de trabajo, comunes a todos los servicios y filiales de la empresa, tanto nacionales como internacionales.
– Se facilita la planificación: Las entregas, el seguimiento, la correspondencia, etc. se pueden automatizar para su envío o archivo en una fecha concreta.
Seguridad
– La protección mediante contraseñas y la dedicación de una zona concreta del servidor a cada servicio preserva la confidencialidad de la información siempre que resulta necesario.
– El copiado de seguridad diario brinda una total tranquilidad en caso de fallo informático o de la red (en caso de catástrofe digital, sólo habrá que recuperar 24 horas de trabajo), lo que resulta mucho mejor que recuperar los documentos en caso de que se incendie la oficina o se tiren papeles a la basura por error.
Planificación anticipada
La transformación en una oficina sin papeles exige una dilatada preparación previa tanto a escala interna como externa.
Las empresas deben obtener el compromiso de empleados y colaboradores externos (proveedores, clientes…), y preparar la propia empresa: organizar y proteger el servidor mediante contraseñas en las áreas pertinentes, buscar un buen sistema de copiado de seguridad, escanear documentos y convertirlos en archivos digitales, buscar un procedimiento para dar nombre a los documentos y guardarlos de tal manera que puedan ser recuperados fácilmente en el futuro, agrupar las bases de datos y formar a los empleados y directivos…
La dirección quizás tenga que invertir en un sistema de gestión de documentos que ayude a la empresa con la transición y facilite la captura, indexado, almacenamiento, recuperación, búsqueda y acceso a los documentos.
La centralización de la impresión en una máquina multifunción fotocopiadora – impresora – escáner de gran potencia (que, por defecto, deberá imprimir a doble cara) en lugar de utilizar una impresora diferente en cada departamento ayudará a reducir los costos y el consumo de papel. Además, puede facilitar información sobre cuánto se imprime y se desperdicia, y quiénes son los mayores consumidores de papel. Y, en otro orden de cosas, cuando los empleados tengan que levantarse para ir a buscar sus documentos impresos, se lo pensarán dos veces antes de pulsar el botón de “imprimir”.
Las empresas van a tener que pensar cómo y cuándo eliminar los documentos antiguos. Para ello, tendrán que asegurarse de dar con los colaboradores externos adecuados que las ayuden a reciclar esos documentos o a destruirlos en grandes cantidades con arreglo a las normativas locales.
La comunicación con los agentes externos (clientes, proveedores y otros suministradores de servicios) va a ser fundamental para controlar el volumen de papel que se recibe. Ese control puede lograrse solicitando nuestra eliminación de las listas de correo postal y eligiendo en su lugar la entrega electrónica de facturas, extractos bancarios, facturas de suministros, recibos, etc.
Esa planificación y organización metodológica puede parecer, a simple vista, abrumadora y lenta de ejecutar, en especial si los empleados deben dedicarse antes a sus actividades diarias y al negocio central de la empresa; sin embargo, siempre cabe la posibilidad de delegar la tarea en consultores externos que, gracias a sus conocimientos y experiencia, recomendarán soluciones personalizadas que englobarán, si es preciso, los sistemas organizativos e informáticos que necesita la empresa.